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-- 学会開催の流れ

学会の開催までには会議の計画から会場や宿泊先の手配、論文(演題)の募集や通訳、機材の手配、プログラム・論文集・抄録集の印刷など多岐に渡ります。学会開催の大まかな流れを把握することで、的確なスケジュール管理が可能となります。また、会議運営の全般を受託するPCOの他、規模や予算にあわせて個別業務を外注するなどによって、開催準備を効率良く、スムーズに行う必要があります。

学会開催までの流れと外注検討業務

学会開催までの大まかなタイムスケジュールをご紹介します。
詳細業務内容や時期については学会の規模などによっても異なりますので、あくまで参考としてご覧ください。


■2年(1年半)前~
学会開催準備項目 外注検討業務
・会議名称、開催時期・場所選定
・前回会議からの引継。
 マニュアル、会場設営、サイン計画、広告掲載の資料などを収集。
・会場、宿泊施設の仮予約
・ワークショップ、展示等の開催決定
・寄付金募集、協賛等の依頼
・口座開設



開催地情報、助成、公的施設の利用など
 ≫ コンベンションビューロー
学会の総合運営委託
 ≫ PCO
学会開催会場、宿泊
 ≫ MICEのできるホテル
MICE開催施設
 ≫ コンベンションセンター
移動、宿泊手配、エクスカーション
 ≫ 旅行代理店のMICE対応

■1年前~
学会開催準備項目 外注検討業務
・会告(サーキュラー作成) ・論文(演題)募集
・学会会議のウェブページ立ち上げ


・募集締切 ~ 査読

・採録通知

会告(サーキュラー)、論文募集要項作成
 ≫ 学会運営支援・印刷

演題登録システム
 ≫ UMIN(オンライン演題登録システム)



■6か月前~
学会開催準備項目 外注検討業務
・参加(聴講)募集
・スケジュール確定
 エクスカーション、アフターコンベンション、ポスターセッション等
・プログラム作成
・抄録集印刷
・看板、サイン準備
・通訳、音響等機材準備



募集要項、プログラム、抄録集
 ≫ 学会運営支援・印刷
通訳手配
 ≫ 学会通訳(同時通訳、逐次通訳等)
機材レンタル
 ≫ 学会の機材(通訳・音響・映像機器)
エクスカーション、同伴者プログラム
 ≫ 旅行代理店のMICE対応
アフターコンベンションパーティー、イベント
 ≫ ユニークべニュー  

■1か月前~
学会開催準備項目 外注検討業務
・抄録集発行
・参加申し込み受付・確定 リスト作成
・ケータリング手配


抄録集印刷
 ≫ 学会運営支援・印刷
パティー、コーヒーブレイク
 ≫ 会議・学会のケータリング


■開催前日~
学会開催準備項目 外注検討業務
・会場設営、機材配置、看板・サイン設営、配布物セット
・受付、通訳、議事録音、撮影

・決算書作成、礼状作成


テープ起こし、議事録作成、翻訳
 ≫ 学会議事録作成、翻訳
学会通訳
 ≫ 学会通訳(同時通訳、逐次通訳等)
機材配置、運用
 ≫ 学会の機材(通訳・音響・映像機器)

同時通訳設備のある会場でも、
通訳者の手配は主催者側と
なる場合がほとんどです。

★国際会議・学会の通訳は
こちら Click!→
★同時通訳機材レンタル、
同通ブース設営は
こちら Click!→

ケータリング料金見積もり ケータリング(料理・ドリンク)サービスの情報
国際会議や学会、展示会などのイベントなどでのビュッフェ料理の他
コーヒードリンクのケータリングやパーティ会場の運営等


 
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 → 国際会議・学会の通訳(同時通訳、逐次通訳)
 → 国際会議・学会の総合企画、運営(PCO)
 → 国際会議・学会の機材(同時通訳機材・音響・映像機器)
 → 報奨旅行、展示会・見本市等、MICE手配を扱う旅行代理店  
 → テープ起こし、議事録作成、多言語翻訳等
 → 学会運営支援(学会事務・印刷他)
 → 国際会議・学会のケータリング(会場設営)
 

>> 海外の展示会・見本市出展、視察ツアーの手配はこちら




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